¿Cuáles son las fases de un proyecto y qué tener en cuenta en cada una?​

Los proyectos pueden ser tan diversos como las personas; hay de todos tipos y características. Sin embargo, a pesar de los diferentes que puedan ser, la realidad es que todos deben pasar por los mismos momentos para tener éxito. Por eso, hoy te contamos las 5 fases de un proyecto.  

Conoce las 5 fases de un proyecto 

1. Inicio e identificación del proyecto 

En la primera fase de un proyecto es en donde nos encargamos de convertir una idea abstracta en un objetivo más aterrizado. En otros casos, no partimos de una idea sino de una necesidad o un problema. Por ejemplo: el costo de producción de un producto ha aumentado considerablemente y la ganancia ya no resulta rentable; es momento de actuar. 

Durante esta fase será crucial trazar las líneas de lo que se espera lograr y lo que es realista alcanzar. Por eso, se deberá empezar con la investigación, un estudio de viabilidad, etc. Muchos equipos desarrollan en esta etapa el documento guía del proyecto: el project charter o el acta de constitución del proyecto. 

En este documento se establecen aspectos como: 

• Nombre y descripción del proyecto 
• Responsable o responsables 
• Objetivo general 
• Entregables o productos 

Generalmente, en esta fase no se establecen muchos detalles, puesto que esto se desglozarán mejor en la siguiente. No obstante, será importante tener una idea clara de lo que se espera conseguir.  

Para leer: ¿Qué es la gerencia de proyectos y por qué hacer un posgrado en este campo?​

2. Planificación del proyecto 

Esta fase del proyecto es en la cual se establecen todos los detalles y el cómo general. La fase de planeación implica crear el plan que hará todo posible: evaluación financiera, paso a paso, objetivos específicos, recursos necesarios, distribución de tareas, cronograma de actividades, etc. 

Para muchos gerentes de proyectos este paso representa un gran esfuerzo. Sin embargo, es indispensable para garantizar que el proyecto tendrá un buen desenlace y se lograrán las metas. 

Algunas de las metodologías que suelen usarse para establecer los objetivos específicos del proyecto son: 

• Objetivos SMART (Específico, Medible, Alcanzable, Realista y Orientado a tiempo). 
• Objetivos CLEAR (Colaborativos, Limitados, Emocionales, Apreciables y Optimizables). 
• Metodología ORK (Resultados clave y objetivos). 

Como tip: muchos líderes de proyectos y equipos en general utilizan el diagrama de Gantt para establecer tareas, tiempos y responsables. Esta puede ser una herramienta de gran ayuda si debes llevar un seguimiento de varias cosas o tienes varios equipos dentro de tu proyecto.  

Finalmente, en esta será importante mapear e identificar aspectos como los riesgos y establecer una estrategia para minimizarlos o atenderlos en caso de que surjan.  

3. Ejecución: ¡manos a la obra! 

Una vez tengas un plan o una ruta de trabajo clara, será momento de empezar la ejecución del proyecto. Aquí es cuando tú y el equipo harán el verdadero trabajo. 

En esta fase, el gerente o líder del proyecto deberá encargarse de que el flujo de trabajo se mantenga y que se cumplan los tiempos establecidos. Problemas ocurrirán, algunas actividades se retrasarán, miembros del equipo estarán indispuestos…Todas estas son situaciones que se deben esperar y manejar adecuadamente. Como ves, sin un buen liderazgo, la fase de la ejecución puede desmoronar todo.  

Por otro lado, esta fase es en la que el proyecto por fin mostrará resultados palpables y medibles. También, en la que la mayoría del presupuesto se gastará.  

4. Monitoreo, control y seguimiento 

A diferencia de las fases anteriores, esta no va después de la anterior. La medición del desempeño del proyecto se hace durante la ejecución y es una de las claves para que todo salga como debería salir.  

¿Por qué se realiza un seguimiento del proyecto? Por muchas razones, pero las principales son estas: 

• Para asegurarse de cumplir con los tiempos 
• Para cumplir con el presupuesto establecido 
• Para evitar la corrupción del alcance del proyecto 
• Para no perder la vista de lo importante y asegurarse de siempre recordar el objetivo del proyecto. 

Contar con un buen software de flujo de trabajo que permita visualizar cada tarea y cada equipo en relación con los tiempos y el presupuesto puede ser bastante útil en esta fase. De esta forma, el líder o el gerente del proyecto puede tener una visión clara de todo lo que está pasando. 

Adicionalmente, tener Key Performance Indicators (KPI) ayuda a saber si el progreso del proyecto es suficiente para alcanzar la meta dentro del tiempo y el presupuesto establecido. 

5. Cierre del proyecto 

El cierre del proyecto constituye una fase bastante importante a la hora de asegurarse de atar todos los cabos sueltos y cerrar el proyecto de la mejor manera. Esta fase ocurre cuando el equipo hizo la entrega final y todas las actividades en el cronograma fueron realizadas.  

El objetivo de esta fase es hacerse cargo del reporte final, realizar el papeleo necesario, terminar los contratos con los colaboradores que solo fueron contratados para el proyecto o con los proveedores, etc. En suma, hacerse cargo de la limpieza luego de la fiesta.  

En muchos casos, los equipos realizan un encuentro final para analizar todo lo que sucedió durante el proyecto y discutir los principales aprendizajes. Esto contribuye a que se mantenga una mentalidad de mejoramiento continuo y permite la socialización de las experiencias de cada miembro del equipo.  

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