Transformando la educación superior con CRM: Customer Relationship Management

Las instituciones educativas enfrentan el desafío de ofrecer una experiencia integral, personalizada y eficiente a cada uno de sus estudiantes, docentes y administrativos. Y para lograrlo, es indispensable apoyarse en herramientas tecnológicas que faciliten el acceso al conocimiento, potencien el aprendizaje colaborativo, y permitan adaptar los contenidos y metodologías a las necesidades individuales.

El CRM es una plataforma tecnológica que permite gestionar, automatizar y analizar todas las interacciones que la institución mantiene con sus estudiantes, docentes y administrativos. Es así como a través de este, podemos centralizar toda la información relevante del estudiante, desde sus intereses iniciales, desempeño académico, inquietudes, solicitudes, e incluso su participación en actividades extracurriculares, en un solo sistema inteligente.

En el Poli, se utiliza HubSpot como CRM para gestionar de manera eficiente las solicitudes y casos que presentan los estudiantes. Esta herramienta digital permite que los alumnos puedan crear sus solicitudes directamente en el sistema.

El proceso está organizado en dos tipos principales de casos:

• Casos de primer contacto: Son aquellos que se pueden resolver de inmediato, en el momento en que el estudiante realiza la solicitud. Este sistema agiliza la atención, evitando esperas innecesarias.

• Casos de derivación: Son solicitudes que requieren análisis o intervención de áreas específicas dentro de la universidad. En estos casos, el sistema permite una derivación automática o manual a los departamentos responsables, garantizando que la petición llegue al área correcta para una solución oportuna. La respuesta a este tipo de casos se entrega en un plazo máximo de 5 días hábiles, y toda la comunicación con el estudiante se mantiene a través del mismo canal, asegurando transparencia y seguimiento.

Gracias a esta implementación, el Poli puede ofrecer un servicio más organizado, rápido y personalizado, facilitando la comunicación entre estudiantes y las distintas áreas administrativas, y asegurando que cada solicitud sea atendida de manera eficiente y profesional.