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Oficina de gestión de proyectos (PMO)

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La Oficina de Gestión de Proyectos (PMO), adscrita al área de Planeación Estratégica, es la unidad encargada de definir el estándar que se debe aplicar en la gestión de proyectos a nivel institucional, de brindar apoyo a las diferentes áreas funcionales durante el proceso de estructuración de los proyectos y de proporcionar un único punto de contacto en esta materia.

Tipo de Oficina de Gestión de Proyectos

La PMO de la Institución se considera “de soporte”, según el grado de control que tiene sobre los proyectos, y “de apoyo administrativo” con base a los servicios que proporciona.

Según

Tipo

Características

Grado de control sobre los proyectos

De soporte

  • Presta sus servicios bajo demanda; es decir, cuando el líder de proyecto lo solicite o considere necesario.
  • Proporciona la experticia, los formatos y las mejores prácticas en gestión de proyectos.
  • Actualiza permanentemente el repositorio de información de los proyectos institucionales, el cual puede ser consultado por los líderes de proyectos cuando lo requieran.

Servicios que proporciona

De apoyo administrativo

  • Brinda soporte administrativo a los líderes de proyecto.
  • Establece y proporciona estándares, metodologías y herramientas.
  • Administra el repositorio documental de proyectos, incluyendo registro de riesgos, cronogramas, bitácoras de problemas e incidentes.
  • Recolecta y reporta el estatus de los proyectos a la alta gerencia.

 

Nivel de madurez de la oficina de gestión de proyectos

De acuerdo con la experiencia de la Institución en esta materia, el nivel de madurez de la PMO es medio. Lo anterior, indicando que el mejoramiento y consolidación de la oficina debe partir de unas bases sólidas que permitan conseguir, a largo plazo, el mayor grado de experiencia.

Generalmente, las PMO con madurez media se caracterizan por gestionar proyectos alineados a los objetivos de la organización, por utilizar un sistema de priorización de iniciativas y por establecer métricas que permitan cuantificar y cualificar los resultados de cada proyecto. En el caso de la Institución, la PMO cuenta con los siguientes atributos:

¿Cómo se establecen las prioridades?

A través de un mecanismo mediante el cual se evalúan las iniciativas propuestas por el equipo directivo de la Institución.

¿Quién las determina?

Gerencia de Planeación Estratégica, Vicerrectoría de Estrategia y Administración y Rectoría.

¿En qué se basa la organización para tomar estas decisiones?

En los objetivos estratégicos y en el presupuesto disponible.

¿Cómo se asignan y programan los recursos?

A través de la construcción de la EDT, y su respectivo diccionario, se identifica el trabajo a realizar y los recursos que se podrían requerir.

¿Cómo se definen?

Con base en las tareas definidas en el diccionario de la EDT y en la idoneidad del recurso para ejecutar el trabajo planeado.

¿Quién los define? El líder de proyecto.

¿Cómo se mide su utilización basado en tiempo y costo?

Primero se establece el tiempo que toma ejecutar la tarea, el porcentaje de la jornada laboral que el recurso destinará para realizar el trabajo y el valor de la hora del recurso con base en su cargo. Posteriormente, esta información se carga a la herramienta elegida por la Institución y durante la ejecución del proyecto se generan los reportes necesarios.

¿Qué tipo de evaluación se realiza

Cuantitativa (time to market, ROI) y/o cualitativa (impacto positivo en la alta dirección, mejor percepción interna de los proyectos en la organización, mejor ambiente de trabajo) Mediante la adopción de indicadores cuantitativos que miden el nivel de cumplimiento frente al cronograma de trabajo establecido.

¿Quiénes son los responsables?

A través de reuniones periódicas con los líderes de proyecto, la PMO es la encargada de hacer seguimiento a los proyectos y medir su nivel de desempeño para establecer el resultado del indicador.

¿Cómo se gestiona el conocimiento de lecciones aprendidas?

Una vez se realiza el cierre del proyecto, su respectivo líder debe diligenciar un formato en el cual comparte las experiencias, positivas y negativas, que tuvo durante cada una de las etapas del ciclo de vida del proyecto. Posteriormente, estas son cargadas a la intranet institucional.

Funciones y responsabilidades de la PMO

Planeación y gestión de recursos

  • - Apoyar actividades de planificación de proyectos (por ejemplo, recursos, riesgos, etc.).
  • - Coordinar con las diferentes áreas (Planeación Financiera, Contabilidad, Gestión Humana, Infraestructura, entre otros.) para que los proponentes de proyectos puedan tener acceso a información que les permita mejorar la conceptualización de los proyectos.
  • - Apoyar la asignación de recursos humanos, financieros, infraestructura, entre otros.
  • - Tener claridad sobre las asignaciones de las personas que participan en los proyectos para que tengan la disponibilidad necesaria y se puedan reforzar los equipos de trabajo cuando se requiera.
  • - Articular el apoyo del área de Compras y Jurídica, con los líderes de proyecto, desde la planeación con el fin de concretar necesidades y presupuesto.

Control y seguimiento

  • - Supervisar el estado de los proyectos y generar propuestas que mejoren la ejecución de presupuesto, el tiempo de desarrollo y la calidad de los entregables (la PMO no da visto bueno a los entregables sino supervisa la satisfacción del cliente sobre los mismos y verifica que se respete el alcance del proyecto).
  • - Articular con las diferentes áreas para que los líderes de proyecto cuenten con los recursos necesarios para la adecuada ejecución.
  • - Hacer seguimiento a la ejecución de OPEX y CAPEX de los proyectos.
  • - Establecer un procedimiento que determine las instancias a seguir para realizar modificaciones a los proyectos y tener la trazabilidad de los cambios.

Gestión de información

  • - Recopilar información sobre el estado de los proyectos (generación de informes) y administrar la herramienta que facilite la consulta sobre la ejecución de los proyectos.
  • - Asegurar que todos los proyectos cuenten con la información requerida desde su conceptualización hasta su cierre.

Asesoría

  • - Tener un rol activo en la planeación estratégica institucional y asegurar que los proyectos definidos tengan impacto en los objetivos estratégicos.
  • - Respaldar la estrategia de la organización.
  • - Participar en la priorización de los proyectos (gestión de cartera de proyecto/programa).

Control de proyectos

  • - Asegurar la adecuada gestión de los proyectos en tiempo, costo y entregables, midiendo que el impacto generado haya sido el esperado.
  • - Efectuar revisiones fundamentales, hacer un seguimiento de avance y presentar informes semanales o mensuales.
  • - Controlar los proyectos para que se ejecuten a tiempo, dentro del presupuesto y cumpliendo con el alcance esperado.
  • - Generar alertas tempranas sobre posibles demoras en los tiempos, sobre-ejecución de presupuesto o incumplimiento en la calidad de los entregables.

Estándares y metodología

  • - Configurar y aplicar estándares / metodologías / formatos.
  • - Entrenar a las áreas sobre los roles, responsabilidades y conceptos básicos en gestión de proyectos.
  • - Definir los formatos para cada una de las etapas de la gestión de proyectos.
  • - Asegurar el correcto uso de los formatos a través del acompañamiento a las áreas usuarias.

Herramientas

  • - Administrar la herramienta que facilita el control de los proyectos en todas sus fases.

Controles

  • - Establecer controles comunes para planificar y medir el progreso.

Desarrollo

  • - Facilitar la identificación de talentos para que la gente ejerza los roles que se necesiten de manera óptima.
  • - Asegurar la comunicación de lecciones aprendidas durante el desarrollo de los proyectos.
  • - Promover el cambio organizacional requerido para la adecuada implementación de los proyectos.

Formación

  • - Nivelar el conocimiento y la experiencia de gestión de proyectos (homogenizar los equipos de trabajo).
  • - Mantener actualizado el repositorio de información que pueda ser consultado por todas las personas involucradas en los proyectos.
Contáctenos

Federico Millan Delgado
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