Semana de la gestión documental en Poli Medellín

01 de Octubre de 2019

Desde la Secretaria General venimos trabajando en la implementación de la Gestión Documental basados en los principios emanados por la Nación por medio del título V de la Ley General de Archivos 594 de 2000, la cual reglamenta la aplicación de la gestión documental en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas.

En la presente norma, se delimita el Programa de Gestión Documental visibilizando los principios archivísticos universales y el ciclo vital del documento. Lo anterior supone no solo un desarrollo conceptual en materia normativa, sino la obligación para todas las entidades del Estado de diseñar e implementar un Programa de Gestión de Documentos que contribuya a mejorar el control de la documentación en todas las fases del ciclo de vida.

Nuestro objetivo es asegurar la eficacia, la responsabilidad y el apoyo a los procesos de nuestra Institución, protegiendo los intereses operacionales, legales, financieros y administrar el conocimiento. Por lo que necesitamos de tu ayuda durante la semana de receso escolar para capacitar y motivar a todas las áreas de la sede Medellín a conocer y manejar la nueva herramienta adquirida para este fin. Además, optimizar los espacios físicos de almacenamiento.

¿Cuándo?

Lunes 7 de octubre de 2019

2:00 p.m. – 5:00 p.m. (Personal Sede Medellin)

Introducción General Gestión Documental (Filenet)

¿Qué es Gestión Documental?
Objetivo Institucional Creación Centro Documental Especializado
Normatividad Nacional e Interna
Tablas de retención Documental, enfoque documento electrónico y digital.
Gestión del cambio (Compromiso todos los participantes)
Alpopular (Bodegaje Archivo Físico)
Canales de comunicación

Martes 8 de octubre de 2019

8-10 am. Validar Usuarios, permisos en la herramienta Filenet
10-12 m. Pruebas
2:00 p.m. – 5 p.m. Necesidades de gestión documental Procesos y procedimientos de cada área. Salón abierto. Interesados solicitar acompañamiento [email protected]

Miércoles 9 a viernes 11 de octubre de 2019

Trabajo de campo con las áreas que se interesen en utilizar e implementar sus procesos documentales con manejo efectivo de la información derivada de sus funciones en Filenet.