Gestión Documental

La Oficina de Archivo y Correspondencia es un área adscrita a la Secretaría General de la Institución. Tiene como principales responsabilidades recibir, distribuir, conservar, preservar y divulgar la memoria documental del POLI. Además, de la sistematización y unificación de los procesos de la gestión de documentos físicos o electrónicos de las diferentes áreas.

Misión

Gestionar o regular todas las acciones orientadas a la recepción, custodia, conservación y administración del patrimonio documental de la Institución, aplicando todas las técnicas archivísticas y tecnologías, con el fin de preservar la memoria institucional y ponerla al servicio de la comunidad universitaria.

Visión

​Constituirnos para el 2021 en un Centro Documental Especializado para la Institución con la información activa, tramite e histórica. Consolidándonos en una fuente reconocida de apoyo, asesoría y consulta para la toma de decisiones académicas y administrativas. Apalancándonos en el uso de las nuevas tecnologías y en la eficiencia de los procesos.

IBM Filenet

Al estar en constante búsqueda y mejoramiento de nuevas herramientas para la comunidad, promovemos instrumentos que aportan eficiencia en el funcionamiento y los procesos de la administración de información y contenido de la Institución, como lo es IBM Filenet, un software especializado en compartir, administrar, almacenar y radicar el flujo de archivos.

Esta herramienta, permite desarrollar y crear diferentes documentos para uso propio o para un grupo de trabajo determinado generando así, un historial completo y sin irregularidades en la organización. Tiene como beneficio el acceso, la integridad y la clasificación de la información, la gestión de contenidos y la administración del ciclo de vida de los documentos, minimizando la pérdida de la información o que esta se disperse.

Al mismo tiempo, permite facilitar y agilizar procesos al usuario, ya que esta herramienta mantiene un historial completo de los documentos dentro de la plataforma, utilizando a su vez una metodología que maneja la reutilización de contenidos, recuperación de archivos y por supuesto la reducción de papel.

Es por eso que, el uso y aprovechamiento del software, promueve la consciencia ambiental, ya que disminuye costos de fotocopias o el uso de impresiones, lo cual es un beneficio que ayuda a enfrentar las problemáticas del entorno, de esta manera apoyar el ahorro y fomentar la protección del medio.

El POLI constantemente ha estado en evolución y crecimiento de temáticas y herramientas que aporten a la responsabilidad social, empresarial y ambiental, lo cual hace que toda la Comunidad POLI se vea beneficiada a partir del aprendizaje y el manejo de nuevas plataformas.

Con esto, los usuarios tendrán la seguridad y facilidad en la búsqueda y procesos de documentación, además de tener un mecanismo para el trabajo en equipo y el análisis de información, que ayuda a cortar distancias empleando un sistema de solo un canal de distribución de esta, donde se respaldará con base en alineación de políticas y procesos de normas y regulación.