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Gerencia Administrativa
El Departamento de Gerencia Administrativa del Politécnico Grancolombiano depende de la Vicerrectoría Administrativa y Financiera. En sus manos está la dirección y control de las diferentes actividades y unidades que conforman el área y los servicios de apoyo logístico de la Institución, para garantizar su buen desarrollo.
Área de Mantenimiento
La dependencia se encarga de los siguientes servicios:
- Mantenimiento y reparaciones locativas
Cuando alguna dependencia requiera el mantenimiento de equipos de oficina, debe informar al Departamento. Las solicitudes pueden hacerse a través de la mesa de ayuda, intranet o la página institucional del Poli.
- Jardinería
El área cuenta con un grupo de cuatro jardineros, que trabajan según un cronograma de labores. Su función es el mantenimiento de los jardines de la Institución y la aplicación de productos orgánicos.
La dependencia se encarga de los siguientes servicios:
- Correspondencia
Se encarga de la recepción, radicación, clasificación y distribución de correspondencia interna y externa, a través de un control automatizado.
- Archivo
Clasifica, ordena, describe y conserva los documentos de la Intitución. La dependencia establece agrupaciones documentales, en concordancia con la estructura orgánica del Politécnico Grancolombiano. Además, conforma series documentales y elabora los instrumentos de accesibilidad, control y recuperación de la información, contenida en dichos documentos.
El Archivo General del Politécnico Grancolombiano ha sido creado en cumplimiento de los estatutos de la Institución, consultando los siguientes referentes:
- Constitución Política de Colombia.
- Ley 30 de 1992 de Educación y Decretos Reglamentarios.
- Ley 594 de 2000 . Ley General de Archivos, Acuerdo 07 de 1994 (Reglamento General de Archivos), Acuerdo 060 de 2001, otros decretos y acuerdos reglamentarios.
- Proyecto Educativo Institucional, PEI.
- Normas generales de carácter administrativo y técnico.
- Normas internas de la Institución.
Área de Abastecimiento
La dependencia se encarga de los siguientes servicios:
- Verificación de creación de proveedores en el sistema.
- Generación de archivo de consolidación de pedidos.
- Valorización y generación de la compra.
- Revisión de la orden de compra.
- Aprobación de la compra física.
- Solicitud de elaboración de contrato.
- Envío de orden de compra al proveedor.
- Seguimiento de entrega de bien o servicio.